written by
Simona Cherneva

5 Tips voor het plannen van een groene vergadering

Meeting Meeting Planning Meeting Venues 4 min

De eerste maand sinds oudejaarsavond is voorbijgegaan en de meeste van onze goede voornemens zijn inmiddels in rook opgegaan. Een gezondere levensstijl op je werk, bijvoorbeeld. Hou dat vol! De trend van 'gezond vergaderen' zal zeker tot ver in 2022 aanhouden. Mensen zijn zich nu meer dan ooit bewust van duurzaamheid. Een groene vergadering is erop voorbereid om afval te minimaliseren en duurzame acties te ondernemen. Denk aan het verminderen van de verscheidenheid aan gebruikte middelen tot hergebruik van gerecyclede middelen.

Wij zijn er trots op dat Meetingselect een strategische partner is van de non-profit stichting Hotels for Trees, die direct bijdraagt aan een groenere hotelwereld. Een hotelwereld waarin een nieuwe boom wordt geplant elke keer dat een gast ervoor kiest om de dagelijkse schoonmaak van de kamer over te slaan. De impact is de volgende dag al te zien op de website van Hotels for Trees en draagt direct bij aan (her)bebossing. Wist je dat een gast die in een hotel overnacht tussen de 30kg en 50kg aan Co2 uitgeeft? En weet je dat een gekweekte boom 20 kg CO2 per jaar bespaart? Dus, laten we met z'n allen bijdragen en meer bomen planten want de wereld heeft het nodig. Volg het aantal bomen dat we samen hebben geplant op: https://hotelsfortrees.com. We hebben ook opwindend nieuws te delen over Hotels voor Bomen. Meer nieuws volgt binnenkort daarover...

Bovendien is het nu makkelijker dan ooit om groene vergadering te plannen. Dat hebben we te danken aan de geweldige nieuwe innovaties op het gebied van duurzame technologie en processen.  Slechts een paar eenvoudige veranderingen kunnen een groot verschil maken in de koolstofvoetafdruk van uw evenement. Dus, lees verder en bekijk onze top 5 ideeën over hoe je een groene vergadering kunt houden:

1) Dump het papier

Denk eens aan alle processen die zalen dagelijks moeten doorlopen en de tijd die ermee gemoeid is. Of het nu gaat om facturen, contracten, opnameformulieren, menu's of zitplaatsindelingen, er zijn tal van mogelijkheden om het papier te vervangen door digitaal.

Contracten en facturen: In plaats van papieren facturen te versturen, gebruik je tools als DocuSign of PandaDoc, waarmee je contracten & voorstellen digitaal kunt uitwisselen.

Stoeltafels & Grafieken: Sla het bestellen van flip-overs over maar kies voor whiteboards. Wist u dat je per flip-over 0,2 kg aan ecologische voetafdruk bespaart?

Uitnodigingen & Badges: Stuur geen papieren uitnodigingen als je tools als Swoogo kunt gebruiken om online registratieformulieren en e-mailuitnodigingen te maken. Als jij een belangrijke vergadering of evenement organiseert op jouw locatie, spelen badges een cruciale rol bij het faciliteren van netwerken. Maar in plaats van plastic badges en houders te gebruiken, kunt u beter kiezen voor een duurzaam alternatief, bijvoorbeeld badges gemaakt van maïszetmeel. Die zijn volledig oplosbaar.

Bovendien betekent papierloos gaan dat jij digitaal omarmt. En dat is weer een positief signaal naar planners van vergaderingen en evenementen die in jouw zalen bijeenkomsten willen organiseren. Digitaal gaan betekent dat je geen papier gebruikt. En het niet gebruiken van papier betekent dat je bomen bespaart.

2) Kies voor groen reizen en vervoer

Het is geen geheim dat meerdaagse vergaderingen in dezelfde hotels een lagere CO2-voetafdruk hebben omdat de deelnemers niet hoeven te reizen en kunnen blijven waar ze al zijn. Moedig de meetingplanner en de deelnemers aan om groen te denken bij het maken van reisbeslissingen. Bij het promoten van de andere manieren om de locatie te bereiken, denk dan aan de dichtstbijzijnde wandelpaden of hoe men met de fiets naar de locatie kunt komen. Je kunt zelfs fietsdiensten aanbieden om de deelnemers aan te moedigen rond te rijden en de omgeving te verkennen zonder extra vervuiling te veroorzaken.

3) Recyclen en hergebruiken

Het is een no-brainer om de papieren servetten en plastic bekers te vervangen door stoffen servetten en glazen die kunnen worden gewassen in plaats van weggegooid. Maar er is meer dat jij kunt doen als het gaat om het recyclen van afval. Hoe meer mensen er in jouw zalen zijn, hoe meer afval. Het is belangrijk om bezoekers gemakkelijk toegankelijke vuilnisbakken met kleurcodering aan te bieden. En om de bakken ook nog eens duidelijk te labelen met beschrijvingen van het soort items dat in elke bak kan.

4) Ga voor groen met uw voedsel (letterlijk)

Volgens onderzoek van The Guardian is het vermijden van vlees en zuivelproducten de grootste manier om de CO2-voetafdruk op evenementen te verkleinen. Dus waarom niet meer vegetarische opties serveren of lokale producten die in het seizoen zijn? Lokaal voedsel heeft een kleinere CO2-voetafdruk en is vaak verser en lekkerder. Laat bovendien geen voedsel verloren gaan. Waarom doneert je geen restjes aan liefdadigheidsinstellingen zoals het Robin Voedsel Collectief. Veel organisaties zijn opgezet om mensen te steunen die zich geen lekkere en voedzame maaltijden kunnen veroorloven.

5) Bewust = gezond

Pauzeer de groene vergadering voor een sociale of duurzame teambuildingsactiviteit. Er zijn meer sociale en duurzaamheidsinitiatieven bij je in de buurt dan je misschien zou verwachten. Sterker nog, leuke en creatieve netwerkactiviteiten kunnen een kans zijn voor de aanwezigen om iets terug te doen voor de gemeenschap, zoals het schoonmaken van het plaatselijke strand of het planten van bomen. Ga eens bij jou in de buurt kijken en vraag eens rond in je netwerk. Een ander goed voorbeeld van een duurzame teambuildingactiviteit is het organiseren van speurtochten door de hele stad. Dat brengt mensen in beweging, werkt samen en verkent hun omgeving.

Sustainability Greenmeetings
Meetings industry insights you won't delete. Delivered to your inbox once per month.
Sign up for our newsletter