written by
Marije Wendt

De Meeting Booking Engine. De must have trend in Hospitality.

Company News 6 min read

In 2021 is een Booking Engine een must have voor hotels en vergaderlocaties om vergaderplekken te boeken. Boekers en meetingplanners zijn dit gaan verwachten. Het is klaar met de dagen dat klanten zelf hotels moeten bellen of mailen om beschikbaarheid te checken. De Meetings booking Engine bespaart eenvoudig tijd door dit onmiddellijk te doen.

Er zitten zoveel voordelen aan een booking engine. Voordat we die aan je voorleggen, willen we je eerst graag uitleggen wat een Booking Engine is.

Wat is een Booking Engine?

Simpel gezegd is een Booking Engine een app (een webdienst) op de website van een hotel of vergaderlocatie. Reserveringen worden direct online geboekt, vastgelegd en verwerkt. Wanneer jij met jouw locatie op zo’n Booking Engine staat vermeld, dan brengt dat verschillende voordelen met zich mee. Zoals het bereiken van een groot, nieuw publiek en meer boekingen. Hieruit volgen meer inkomsten en leads voor de hotels en vergaderlocaties.

Daarnaast is Booking Engine een manier om hun klanten digitaal van dienst te kunnen zijn, zonder de dure tussenkomst van mensen. Het reserveringsteam besteedt hierdoor minder tijd aan het omzetten van een aanvraag in een bevestigende boeking. Dit komt doordat klanten al direct boeken bij de locatie.

Tevens kunnen hotels en vergaderlocaties slimmer worden doordat zij werken met live data. Uiteindelijk behaald het hotel of de vergaderlocatie hierdoor ook meer rendement.

Booking Engine

Nu je weet wat een Booking Engine is, laten we eens kijken hoe het werkt.

Hoe werkt een Meeting Booking Engine?

De Booking Engine wordt aangesloten op jouw website. De Booking Engine verwerkt op een veilige manier de reserveringen. Jouw Property Management System (PMS) ontvangt de gemaakte boeking met de vastgelegde gegevens. Hierdoor heb jij ook toegang tot de gemaakte boekingen en kan je ze eenvoudig beheren.

De Booking Engine toont de actuele tarieven en beschikbaarheid. Het stelt gasten in staat hun data te selecteren en hun reservering af te ronden. Daarnaast zijn er nog veel meer functies mogelijk; zoals het toevoegen van F&B items, het instellen van black out dates, instellen dat bepaalde items wel/niet kunnen worden afgenomen, prijsstrategieën kunnen worden toegevoegd, etc.

Wist je dat het instellen van de Booking Engine van Meetingselect een simpel proces van drie stappen is?

  1. Stuur ons jouw zaalcapaciteiten, tarieven en beschikbaarheid. Hoe? Meetingselect heeft een handige manier dit complexe proces voor jouw te vereenvoudigen!
  2. Dat alles wat je hoeft te doen.
  3. Start direct met het aannemen van boekingen voor jouw vergaderzalen en werkplekkenen wees klaar voor online MICETWO boekingen. #MICETWO? Ja! Meetings, Incentives, Conferences, Events, Trainings, Workspaces and Offices.
Meetingselect's Booking Engine

Nu je weet wat een Booking Engine is en hoe het werkt, is het eindelijk tijd om door te gaan naar de voordelen. De eerst is natuurlijk directe boekingen!

De voordelen van de Booking Engine

Het meest voor de hand liggende voordeel is natuurlijk dat je door de Booking Engine profiteert van meer directe boekingen. Klanten kunnen door de Booking Engine eenvoudig zien welke vergaderzaal en/of werkplek beschikbaarheid heeft voor de gewenste datum en voor welk tarief. Dit allemaal is te zien zonder dat de klant het hotel of de vergaderlocatie hoeft te bellen of te e-mailen.

Dit heeft een groot voordeel voor jouw klanten aangezien zij onmiddellijk willen weten wat er beschikbaar is, en tegelijkertijd kan je hierop een concurrentievoordeel behalen. Geen ouderwetse webformulieren meer of dagen wachten op een antwoord per e-mail.

Bovendien verhogen jouw conversies door de directe boekingen. Dit omdat het risico op het verliezen van een boeking door een te laat of geen antwoord, sterk wordt verminderd.

Booking Engine helpt met het boeken van een vergaderzaal of werkplek

Zet zoekers om naar boekers

Door meeting planners de mogelijkheid te bieden direct te boeken met de Booking Engine van Meetingselect, kun je zoekers moeiteloos omzetten in boekers, een enorm voordeel van de Booking Engine.

Doordat de zoekers meteen beschikbaarheid en prijs zien, hoeven zij niet lang te zoeken naar de perfecte locatie die passen bij hun wensen en behoeften. Door het hebben van zo’n eenvoudig en vlot boekingsproces maak jij zeker indruk op de meetingplanners die op jouw website komen en vergroot je de kans op een boeking.

Zet zoekers om naar boekers

Een Booking Engine is betrouwbaar

Vertrouwen is zeer belangrijk tussen een hotel of vergaderlocatie en de klant, wellicht wel het grootste voordeel aan een Booking Engine. Het laat zien dat je innovatief bent, gemakkelijk om mee te werken en de behoefte van de klant op de eerste plaats zet. Dit creëert een gevoel van vertrouwen.

Veilige betalingen

Verkoop extra’s

Een leuk voordeel van de Booking Engine is dat als meeting planners iets extra's willen om de vergaderervaring te verbeteren, ze niet alleen kunnen zien wat elke vergaderzaal te bieden heeft, maar ook extra extraatjes kunnen toevoegen.

Dit is een geweldige manier om relaties op te bouwen met meeting planners. Je kunt automatisch online upsellen met extra voorzieningen waar meeting planners aan gewend zijn geraakt. Bijvoorbeeld Weframe sessieborden, reis- of parkeertickets, social drinks en meer.

Bovendien, als je gratis extra’s aanbiedt, zal dit meer klanten aantrekken. Het aanbieden van deze extra’s is een goede handel.

Perks

Booking Engine verbetert de bedrijfsefficiëntie

Efficiëntie is een groot voordeel van de Booking Engine. Reserveringen en beschikbaarheid worden onmiddellijk en automatisch bijgewerkt in alle kanalen, afhankelijk voor welke kanalen de Booking Engine uiteraard is geïntegreerd. Geen handmatige updates meer in PMS systemen, Excel sheets of formulieren. Op deze manier is iedereen 100% op de hoogte van wat er speelt en welke afspraken gemaakt dienen te worden.

Daarnaast worden administratieve werkzaamheden ook vereenvoudigd. Er hoeft minder gereageerd te worden op e-mails en er worden minder telefonische reserveringen gemaakt. In plaats daarvan zal de bespaarde tijd worden gebruikt voor interactie met gasten, het oplossen van verzoeken en meer tijd op de werkvloer voor de gasten. Dit verhoogt meteen de gastvrijheid.

Een Booking Engine verlengt ook de openingstijden omdat het de klok rond werkt zonder dat er mankracht nodig is. Door de live beschikbaarheid van 24/7 voorzie je zeker weten in de behoeften van de klant in deze digitale tijdperk.

Een Booking Engine verbetert de bedrijfsefficiëntie

Verzamelen van gegevens

Een ander groot voordeel van de Booking Engine is dat het gegevens verzamelt. Gasten en meeting planners vragen steeds meer om een gepersonaliseerde ervaring, het is zelfs een meeting trend van 2021.

Door het verzamelen van gegevens krijg je meer inzicht in wat de gasten leuk vinden en kan je marketingcampagnes op maat maken om bepaalde doelgroepen aan te trekken.

Verzamelen van gegevens

Booking Engine verbetert de ervaring

Met een Booking Engine kunnen klanten boeken via hun laptop, tablet of mobiel en dit maakt de ervaring makkelijk en aangenaam. Dit is een belangrijk voordeel van een booking engine omdat het de eerste indruk is die meeting planners en gasten krijgen van jouw hotel en vergaderlocatie, en we weten allemaal dat de eerste indruk telt 🙌.

Gastervaring

Conclusie

Er zitten veel voordelen aan het hebben van een Booking Engine, zowel voor de hotels en vergaderlocaties als voor de klanten. De verwachting van 2021 van klanten is ook dat zij straks rechtstreeks vergaderzalen en werkplekken kunnen boeken zonder te hoeven bellen of een e-mail te sturen. Daarom is het van belang dat hotels en vergaderlocaties over een Booking Engine beschikken om concurrerend te blijven ⭐️.

Meld je nu aan voor onze wekelijkse webdemo!

Meld je gratis aan bij Insiders

Wil je meer van dit? Meld je nu aan bij Insiders, net zoals andere meeting professionals, om handige en duidelijke artikelen over meeting planning te ontvangen in je mailbox, twee keer per maand.

If you don’t, register for Meetingselect’s booking engine.

Meetings industry insights you won't delete. Delivered to your inbox once per month.
Sign up for our newsletter